De juiste officemanager vinden: waarom werkhouding zwaarder weegt dan ervaring

Vraag een directeur of leidinggevende wie de organisatie draaiende houdt, en de naam die valt is zelden die van de CEO. Vaker is het de officemanager, de managementassistent of de directiesecretaresse. De persoon die problemen oplost voor ze problemen worden, die de agenda van drie mensen beheert en die iedereen vertrouwt.

Die persoon vinden is moeilijker dan het lijkt. En als je ze gevonden hebt, wil je ze houden.

Wat een goede officeprofessional onderscheidt

Een officemanager met tien jaar ervaring is niet per definitie de juiste keuze. Ervaring helpt, maar het is de combinatie van eigenschappen die bepaalt of iemand op jouw plek past:

• Proactiviteit. Niet wachten op een taak, maar zien wat er nodig is en het doen.
• Betrouwbaarheid. Vertrouwelijke informatie, gevoelige situaties, de baas van de baas , een goede officemanager gaat er discreet mee om.
• Aanpassingsvermogen. Elke dag is anders. Prioriteiten verschuiven, plannen veranderen, last-minute verzoeken komen binnen. Dat vraagt om iemand die flexibel is zonder chaotisch te worden.
• Sociale intelligentie. Een officemanager werkt met iedereen. Van de directie tot de leverancier aan de deur. Toon, timing en aanpak wisselen mee.

Waarom dit profiel zo moeilijk te vinden is

Veel van deze eigenschappen zijn niet te beoordelen op basis van een cv. Een mooie lijst met werkgevers en taken zegt niets over of iemand echt initiatief neemt, of vertrouwen wekt bij management of goed functioneert onder druk. Dat merk je pas in een gesprek , en eigenlijk pas in de praktijk.

Daarnaast zijn de beste officeprofessionals zelden actief op zoek. Ze zitten goed, worden gewaardeerd en stappen alleen als er iets beters langskomt. Wachten op een spontane reactie werkt dus niet.

Wat wél werkt bij het werven van office support

Begin met een eerlijke schets van de omgeving. Wat voor leidinggevende is de directie? Hoe ziet de werkweek eruit? Wat zijn de valkuilen van de rol? Een goede kandidaat wil dat weten, en het helpt jou om te screenen op wie er echt bij past.

Beoordeel daarna op gedrag, niet op titels. Vraag naar situaties, niet naar taken. Hoe reageerde iemand toen een vergadering op het laatste moment van agenda wisselde? Hoe ging iemand om met een verzoek dat de gebruikelijke procedures niet kende?

Office talent in Utrecht en Gelderland

In de regio is een pool van ervaren officeprofessionals die klaar zijn voor een nieuwe uitdaging. Orenta kent hen en selecteert op werkhouding, niet alleen op ervaring.

Meer weten over hoe we office support werven? Bekijk werving en selectie voor officefuncties en plan een kennismakingsgesprek.